会議・ミーティングを覗いてみると・・・

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　お詫び：
この度は、多くの方々に誤解と、ご不快感を与えることとなり、大変申し訳ございません。

私、GライターKと言う、匿名でメルマガ等に寄稿いたしておりましたので、サンエイ関係者として誤解を生むこととなり、申し訳ございませんでした。

プロフィール等や、これまでの寄稿文に簡単ではありますが、サンエイ社内の人間ではなく、デザイン企画や各種アドバイザー、コンサルト業務を個人でおこなっている者であるとの表現をおこなって、これまで3年以上、寄稿を続ける中で、外部の人間であることを少しずつ表現してきていたつもりではありますが、私の文章がサンエイ社員の発信文章として、一部に、大変、不快な思い与えてしまい、大変申し訳ございませんでした。

今後、誤解の生じないように寄稿者である、私の所在等をはっきりするよう努めて参りますので、何卒、ご理解の程、よろしくお願いいたします。
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最近、アドバイザーとしてお伺いする会社にて、各種会議を覗かせていただくと・・・
やはり、業務などに悩みのある企業さんでは、会議の進行や内容に多くの問題点を抱えているようです。

居眠りしそうな会議やミーティングが目白押しですね。

例えば、20人座ってはいるけれど、実質参加者3名なんて・・・

ペーパーレス化で、プロジェクターや大型ディスプレイで格好良く表示はしているが、何故か、参加者の大半は、メモ取りに追われている・・・

議題からはずれ、永遠と続く、独演会・・・

誰も手を挙げることなく、決定できないままに次回へと流れ続ける議題・・・

どうしても、モノ中心（プロダクツアウト）思考から抜け出せない販促・・・

目標を見失った営業会議・・・

いかがでしょうか？

生産性を失いつつある会議になっていないでしょうか。

では、会議についての考察を進めて見ましょう。

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◎ この会議は、何・・・？
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　まずは、会議、議題の役割を考えてみましょう。
　　１．意志決定の場・決定事項
　　２．報告（依頼）事項
　　３．ブレインストーミング

　大雑把に3つに分類してみましたが、この役割がはっきりとしていますか。

　１．決定事項
　会議の場で、突然、決めろと言われても決められないのは当たり前です。
　ましてや、資料もなくては検討も出来ない。
　議題に対して、詳しいモノだけが参加していれば問題はなく、スムーズに意思疎通が図られるでしょうが、そうも行かないのが実情です。

　この場合、前もって資料を配付しておき、担当者は、議題に関しての根回しをすることが、無駄な議論を省き、会議のスピードアップに繋がります。
　誰もが忙しいのですから、メールや掲示板と言ったものを上手く利用してみてください。

　２．報告（依頼）事項
　必ず、資料を各自に配布するようにし、資料のポイントを説明するようにしてください。
　
　プロジェクターなどで表示して説明するだけでは、単なる朗読となります。
　人の話など意外と聞いていないのです。
　今、これを読んでいても、明日になれば、その内容の1割も憶えていたら上出来です。
　これが、他人の朗読で、興味が無ければ、記憶は0となります。

　３．ブレインストーミング
　質より量を重視します。
　自由に意見を出し合い、テーマに関する知識、意見、アイデアを列挙してゆきます。
　とにかく、前向きに出し続けます。

　意見を出しやすくするために前もって、テーマを参加者全員に周知しておきます。
　参加者は、テーマに関して資料や意見をまとめておくことも必要です。

◎ ホワイトボードを上手く使って！
　次々と出てくる意見は、ホワイトボードなどに書き進めてゆきます。
　前もって用意した資料があれば、それに書き加えてゆきます。
　次々と書き出されたキーワードや数値等々の関連性や順序を付けてゆきます。
　これは、参加者全員にアイデアを練り上げてゆく過程を見せるコトで、その理解度を高めてやることが出来ます。
　
　そして、この過程を共有するために、これらを記録する必要があります。
　そこで、私が、オススメするのは、プリントアウトや記録の出来るコピーボードです。
　プリントアウトや、PCに取り込めるタイプは、重宝します。
　ホワイトボードとプロジェクターの合わせ技も効果的です。

いかがでしょうか？

◎ 会議の予習復習
　学校の授業に置き換えるのも変ですが、会議にも予習復習が必要です。
　前もって準備するモノ、根回しするモノ、会議が終わった後に何度でも確認できるモノ、などなど、忙しいからこそ、無駄な時間を繰り返さないようにしなくては、生産性は上がりません。

「不必要な会議」を無くす参考になれば、幸いですね。

◎ キーマンに問われる質問力
　よく見受けることですが、「キーマンの独演会」だけはいただけません。
これも、時として時間の無駄遣いとなります。

キーマンは、出来る限り参加者の意見を吸い上げるように意識してください。
そのために必要なのが「質問力」です。

目標や問題点を投げかけ、参加者の意見や疑問点をしっかりと掘り起こしてください。
私は、「独演会＝念仏」と考えます。
ありがたいお話ではあるが、そこから何かが生まれるには、受け取る側の資質が問われます。

まぁ〜質問力については、機会があれば・・・